(esettanulmány)
Adatok, programok a távoli szerveren
Ügyfelünk egy nagynevű felhő alapú készletnyilvántartó rendszert és a hozzá kapcsolódó számlázó programot kezdte el használni, amikor a tavalyi év végén üzletet nyitott Magyarországon. Külföldi anyacég révén ez megfelelt az elvárásainak, hiszen az adatok és a programok külföldön, az anyacég szerverén voltak, Magyarországon csak kis teljesítményű számítógépeket használtak arra, hogy elérjék a szervereken lévő programokat.
Kiskassza felhő alapú készletnyilvántartással
A felhő alapú készletnyilvántartó programot egy ún. kiskasszával kötötték össze, mely így teljesítette a NAV-os adatszolgáltatást (a NAV-os előírásokról itt lehet olvasni)) Az internet kapcsolat gyengesége miatt azonban a kassza olyan lassan működött, hogy az üzletben inkább kézzel írtak nyugtát. A kiskassza ugyanis minden adatot, a termék azonosítását, fogyasztói árat, ÁFA besorolást a távoli szerveren lévő programból kérte le. A kézi nyugta kiállítás miatt sok volt a hiba és lelassult a fizetési folyamat, mert a cikkek árát a polccímkékről kellett leolvasni, az eladók szaladgáltak a polcok és a kassza között, a vevők sorban álltak. A forgalom tételesen nem került rögzítésre, így sem az árakkal, darabszámmal vagy termékazonosítással kapcsolatos hibákat nem tudták visszakeresni, sem a készletváltozást, aktuális készletet nem tudták nyilvántartani.
Kiskassza helyett nagykasszát ajánlunk
Miután a nagynevű cég nem tudott a helyzeten javítani, ügyfelünk az év elején megkeresett minket. A legfontosabb az volt számukra, hogy egyrészt egy jól működő kasszarendszert kapjanak a már meglévő üzletükbe, másrészt a rendszernek már a második, új boltban is működnie kellett, melyet február közepén terveztek nyitni. Az előző kiskassza plusz online készletnyilvántartás helyettaz Origo-Software Kft. lokális kassza megoldását ajánlottuk nekik, hiszen ez a kassza állandó internet kapcsolat nélkül, offline is tud megbízhatóan, nagy forgalom mellett működni.Ezen felül biztosítani tudja azt is, hogy a termékek adatait (megnevezését, vonalkódját, ÁFA besorolását, fogyasztói árát) fizikailag eltérő helyen (nem a boltban) adják meg és a szoftver elektronikus adatkapcsolaton keresztül, automatizált módon juttassa el azokat a kasszához. Az ún. nagykassza annyit jelent, hogy a kassza szoftver egy asztali számítógépen működik (ami ma már lehet egy laptop, vagy tablet is), ahol a teljes törzsadatállomány rendelkezésre áll (nem kell egy távoli gépről lekérdezni az adatokat) és az eladási (forgalmi) adatok is rögzítésre kerülnek.
Ha több bolt van
Az Origo-Software kereskedelmi rendszere lehetőséget biztosít arra, hogy a több boltból álló hálózatban a háttér funkciók nagy részét egy helyen, a központban végezzék el . A központban történhet a terméktörzs feltöltése adatokkal, a fogyasztói árak kialakítása, az akciók, engedmények beállítása. A központi programban valamennyi bolt árukészletét és forgalmát lehet látni külön-külön boltonként és vállalati összesen is. Ha az az ügyfél igénye, akkor lehetőség van arra is, hogy a boltok is lássák egymás készletét, így a vevőknek aktuális információt lehet adni a többi bolt készletéről, át lehet kérni árut a másik boltból.
Automatizálás, automatizálás, automatizálás
Ügyfelünk elvárása volt még az is, hogy a termékek azonosító és egyéb adatait ne kelljen újból, Magyarországon is rögzíteni, hanem azt az anyacég Navisionös nyilvántartásából automatizált módon át lehessen venni. Ehhez egy kis egyedi fejlesztésre volt szükség. A fejlesztés révén a központi rendszerben lehetővé vált, hogy a Navisionből kiolvasott, az árutörzset tartalmazó excel fájlból a központi rendszer beolvassa az áruk adatait (cikkszám, megnevezés, egyéb információk a termékről, ÁFA besorolás, fogyasztói ár), illetve olyan adatokat, amelyek megváltoztak pl. új termékek adatait, amelyek még nem szerepeltek az árutörzsben, árváltozást, akciós árat. A központi rendszerből a bolti rendszer automatikusan megkapja ezeket az adatokat, mert folyamatosan adatkapcsolatban vannak egymással.
Ügyfelünk másik fejlesztési igénye az volt, hogy a boltban történő bevételezés is a lehető leggyorsabban és pontosabban történjen. Tekintve, hogy nagyon sok cikkből álló szállítólevelet kaptak az anyacégtől rendszeresen, nem szerették volna, hogy a termékek adatait, akár csak a mennyiség tekintetében a boltokban kézzel kelljen rögzíteni. Ennek érdekében a bolti rendszert kiegészítettük egy olyan funkcióval, mely új számla vagy szállítólevél érkezése esetén az ezekkel a dokumentumokkal küldött excel táblázatból a bevételezést egy gombnyomással végrehajtja. Természetesen az árukat tételesen átveszik, megszámolják és ellenőrzik, és amennyiben a szállítólevélhez képest eltérést tapasztalnak a rendszerben felülírhatják az automatizáltan beolvasott tételeket.
Nagykereskedelmi tevékenység a központban
A kiskereskedelmi értékesítés mellett ügyfelünk viszonteladókat is kiszolgál, azaz nagykereskedelmi tevékenységet is folytat budapesti központján keresztül. Az árukat ebben az esetben számlázni kell a viszonteladók felé. Itt is sok tétel szerepelhet egy számlán, és partnerenként eltérhetnek a kondíciók. Az Origo-Software rendszerében lehetőség van partnerárak megadására (azaz egy termékhez több árat lehet rendelni és számlázáskor a partner felvitele után a rendszer automatikusan az ehhez a partnerhez rendelt árat adja meg az adott termék kiválasztása után). Ügyfelünk azonban nem ezt a funkciót használja, hanem szintén egyedi fejlesztést kért. A megrendelés adatait a Navisionből exportálják, melyet az Origo-Software rendszere beolvas és bevételezési bizonylatot készít belőle. A bevételezési bizonylatot a számlakészítés során fel lehet hívni és egy gombnyomással elkészül ebből a számla.
Itt a hardver, hol a hardver
Ügyfelünk először hardver eszközökre is kért ajánlatot, több verzióban. Igényét később módosította annak érdekében, hogy meglévő számítógépeit minél jobban ki tudja használni. Az Origo-Software Kft. részére természetesen nem akadály, hogy ügyfeleink meglévő számítógépeire telepítsük a szoftvereinket, de szívesen segítünk ezek beszerzésében és komplett rendszerek kiépítésében is. A pénztárgép részét képező adóügyi egységet tartalmazó blokknyomtatóra persze minden esetben szükség van és általában nagy teherbírású érintőképernyő sincs az ügyfeleknél.
Az idő pénz
Ügyfelünk új boltjának indulására február végén mi is készen álltunk hozzávetőlegesen 3 héttel azután, hogy a megrendelés véglegesítésre került, majd egy héttel később az első boltba is telepítésre került a kassza. Itt természetesen a készletet először fel kellett leltározni. Ebben is tudtunk ügyfelünknek segíteni. Kézi adatgyűjtőket adtunk bérbe, melyekkel a termékeket vonalkód alapján azonosítani lehet és a megszámolt mennyiséget rögzíteni. Az így felvett adatokat az adatgyűjtőből az Origo-Software kasszarendszere kiolvassa, ezzel jelentősen felgyorsul a leltár folyamata és a boltot emiatt csak pár órára kellett bezárni. Természetesen szakembereink végig jelen voltak a leltár alatt és segítettek az adatok rögzítésében és transzferálásában. Ügyfelünket persze ezután sem hagyjuk magára, ügyfélszolgálatunk folyamatosan rendelkezésre áll, akár kereskedelmi, számlázási jellegű kérdések vagy a szoftverek használatával kapcsolatos kérdések megválaszolásában is.
